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Hosted Exchange einrichten (Administrator)

Aktualisiert

Dieser Artikel behandelt die Einrichtung von Hosted Exchange für Administratoren. Die Anleitung für Benutzer steht unter Hosted Exchange für Benutzer.

Zugriffspunkte

DNS-Einträge

Liegt deine Domain mit ihrer DNS-Zone bei uns, tragen wir die Einträge für dich ein. Verwaltest du die DNS-Zone selbst, in Plesk (DNS-Einträge in Plesk ändern) oder bei einem anderen Anbieter, brauchst du diese Konfiguration.

Diese Einträge dürfen nicht existieren; entferne sie, falls vorhanden:

  • A | autodiscover.domain.tld
  • SRV | _imaps._tcp.domain.tld
  • SRV | _pop3s._tcp.domain.tld
  • SRV | _smtps._tcp.domain.tld

Diese Einträge müssen vorhanden sein:

  • SRV: Service _autodiscover, Protokoll _tcp, Port 443, Gewichtung 0, Priorität 0, Ziel autodiscover.sticky.de
  • MX: Host @ (oder leer), Priorität 10, Ziel mail.baebeca.de
  • TXT (SPF): Host @ (oder leer), Inhalt v=spf1 a mx include:_spf.sticky.de -all
  • CNAME (DKIM): Host 20220924._domainkey, Ziel 20220924._domainkey.baebeca.de
  • TXT (DMARC): Host _dmarc, Inhalt v=DMARC1; p=reject; adkim=s; aspf=s;

Versendest du zusätzlich über andere Dienste, zum Beispiel einen Newsletter-Anbieter oder dein Webhosting, nimm deren Angaben zusätzlich in denselben SPF-Eintrag auf. Je Domain gibt es nur einen SPF-Eintrag.

Einträge prüfen

Ob die Einträge greifen, prüfst du in der Eingabeaufforderung oder im Terminal:

nslookup -type=srv _autodiscover._tcp.domain.tld
nslookup -type=mx domain.tld
nslookup -type=txt domain.tld
nslookup -type=txt _dmarc.domain.tld

Geänderte Einträge gelten erst, wenn die Gültigkeitsdauer (TTL) der alten abgelaufen ist, oft nach einigen Stunden.

Autodiscover

Hast du die DNS-Einträge korrekt gesetzt, nutzt du den Autodiscover-Modus deiner E-Mail-Programme. E-Mail-Adresse und Passwort genügen dann für die automatische Konfiguration.

Datenübernahme

Diese Daten solltest du übernehmen:

  • Nutzdaten: E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen
  • E-Mail-Aliase
  • Postfachregeln
  • Signaturen

Die Übernahme per IMAP inklusive deiner lokalen Outlook-Daten können wir auch für dich erledigen; das buchst du je Postfach zu Hosted Exchange. Liegt ein PST-Export vor, importieren wir ihn auf Wunsch direkt auf dem Server. Das ist schneller als über Outlook, eignet sich aber nur als Erstimport, weil doppelte Inhalte nicht erkannt werden.

Selbst übernimmst du die Daten auf einem dieser Wege.

Daten per Outlook (Windows) verschieben

IMAP zu Hosted Exchange

Lege über Systemsteuerung > E-Mail zuerst das neue Hosted-Exchange-Postfach und danach das alte IMAP-Postfach an. Stelle beim IMAP-Konto die Einstellung „E-Mail im Offlinemodus“ auf „Alle“. Nach einem Neustart von Outlook verschiebst du die Daten per Drag-and-drop.

Exchange (lokaler Server) zu Hosted Exchange

Nutze den Weg „Daten per Outlook (Windows) exportieren und importieren“.

Microsoft 365 zu Hosted Exchange

Aktuelle Outlook-Versionen verbieten, dasselbe Konto zweimal anzulegen. Trotzdem empfehlen wir, das neue Konto zusätzlich in Outlook anzulegen und danach alle Daten per Drag-and-drop in das neue Konto zu verschieben.

Dafür benennst du das alte Konto in der Registry um; danach legst du das neue Konto zusätzlich an. Das alte Konto findest du unter:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles\Outlook\

Suche im Baum das aktive Benutzerprofil heraus; nur Profile mit Unterordnern sind noch aktiv. Sind beide Konten eingebunden, verschiebst du alle Daten in das neue Konto. Wie du Outlook danach dauerhaft mit Hosted Exchange statt mit Microsoft 365 verbindest, steht unter Outlook unter Windows einrichten.

Daten per Outlook (Windows) exportieren und importieren

Kannst du nicht beide Konten gleichzeitig einbinden, exportierst du alle Daten mit Outlook-Bordmitteln in eine PST-Datei und importierst sie danach in das neue Konto.

  1. Die MX-Einträge zeigen bereits auf den neuen Server, Autodiscover noch auf den alten.
  2. Je Postfach:
    • Konto anlegen. Der „Exchange-Cache-Modus“ muss aktiviert und auf „Alle“ gestellt sein.
    • Warten, bis alle Daten synchronisiert sind. Das prüfst du mit Rechtsklick auf das Konto, dann Datendateieigenschaften > Ordnergröße: Sind die Größe der lokalen Daten und der Serverdaten annähernd gleich, ist die Synchronisation abgeschlossen.
    • Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > In Datei exportieren > Outlook-Datendatei (.pst)
    • Das zu übernehmende Postfach wählen und „Unterordner einbeziehen“ aktivieren.
    • Die PST-Datei mit einem passenden Namen exportieren.
    • Konto entfernen.
  3. Autodiscover auf den neuen Server umstellen.
  4. Je Postfach:
    • Konto anlegen; der „Exchange-Cache-Modus“ kann deaktiviert bleiben.
    • Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > Aus anderen Programmen oder Dateien importieren > Outlook-Datendatei (.pst)
    • Das Zielpostfach wählen.

Daten per Mail (macOS) verschieben

Wir raten dringend davon ab, Daten mit der App „Mail“ unter macOS zu verschieben. Sie setzt bei den neu angelegten Elementen nicht das Originaldatum, sondern das Datum des Verschiebens.

Problembehebung

Autodiscover funktioniert nicht

  • Prüfe, dass für deine Domain keine Subdomain autodiscover im DNS eingetragen ist.
  • Entferne alte gespeicherte Anmeldeinformationen in Windows (Anmeldeinformationsverwaltung, Windows-Anmeldeinformationen).
  • Vergewissere dich, dass deine Website unter diesen Adressen eine Fehlerseite zeigt:
    • http://domain.tld/autodiscover/autodiscover.xml
    • http://domain.tld/Autodiscover/Autodiscover.xml
    • http://domain.tld/AutoDiscover/AutoDiscover.xml
    • http://domain.tld/mail/config-v1.1.xml
    • http://domain.tld/.well-known/autoconfig/mail/config-v1.1.xml
  • Prüfe, ob Outlook noch alte Autodiscover-Einträge gespeichert hat, in diesen Registry-Pfaden:
    • HKEY_USERS\<User-ID>\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity\ServiceAuthInfoCache\CredStoreKeyToAuthScheme
    • HKEY_USERS\<User-ID>\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\AutoDiscover\RedirectServers
    • HKEY_USERS\<User-ID>\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\WebExt\MarketplaceUrls

Outlook mit Postfächern über 50 GB

Ab 50 GB meldet Outlook „Der Nachrichtenspeicher hat seine maximale Größe erreicht.“ Die Grenze hebst du mit zwei Registry-Einträgen an: Lege unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST zwei Einträge vom Typ DWORD mit Dezimalwert in Megabyte an, zum Beispiel 153600 für 150 GB:

  • MaxLargeFileSize
  • WarnLargeFileSize

Nach einem Neustart von Outlook darf die OST-Datei bis zu 150 GB groß werden.

Mails an Konten derselben Domain kommen nicht an

Nach einem Umzug zu Hosted Exchange kommen Mails an Konten derselben Domain nicht an, wenn du alte Kontaktvorschläge in den Zeilen „An“, „Cc“ und „Bcc“ nutzt. Entferne den Vorschlag: Adresse eintippen und beim erscheinenden Vorschlag auf das „X“ am Ende der Zeile klicken. Beim nächsten Versand an die Adresse legt Outlook den Eintrag neu an. Alle Vorschläge auf einmal löschst du unter Datei > Optionen > E-Mail > Nachrichten senden > AutoVervollständigen-Liste leeren.

Maximale Kontenanzahl in Outlook erreicht

Musst du mehr Exchange-Konten in Outlook einbinden, als es standardmäßig zulässt, passt du die Registry an:

  1. Klicke auf Start, gib regedit ein und drücke die Eingabetaste.
  2. Bestätige die Benutzerkontensteuerung mit Ja.
  3. Navigiere zu HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Exchange.
  4. Wähle Bearbeiten > Neu > DWORD-Wert (32-Bit) und nenne ihn MaxNumExchange.
  5. Klicke mit der rechten Maustaste auf MaxNumExchange, wähle Ändern, stelle die Basis auf „Dezimal“ und trage die gewünschte Anzahl ein.
  6. Starte den Rechner neu.

Outlook verbindet sich immer mit Microsoft 365

War in Outlook einmal ein Microsoft-365-Konto angelegt, prüft Outlook immer zuerst bei Microsoft. Nutzt du keine Microsoft-365-Konten mehr, unterbindest du diese Prüfung mit einer Registry-Datei: autodiscover.zip herunterladen. Den Ablauf beschreibt Outlook unter Windows einrichten.

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