Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt.
Für KI-Automatisierung lohnen sich Abläufe, die häufig vorkommen, viel Lesen und Sortieren von Texten erfordern, einem erkennbaren Muster folgen und deren Ergebnis ein Mensch schnell prüfen kann. Typische Beispiele sind Eingangsrechnungen, Anfragen im Postfach, Antwortentwürfe und die Suche in internen Dokumenten. Wenig geeignet sind seltene Sonderfälle, Abläufe ohne verlässliche Daten und Entscheidungen, die ohne menschliche Prüfung weitreichende Folgen für Menschen haben. Wir zeigen, wie du die passenden Kandidaten in deinem Unternehmen findest.
Woran du einen guten Kandidaten erkennst
Klassische Automatisierung arbeitet mit festen Regeln: Wenn ein Feld einen bestimmten Wert hat, passiert ein bestimmter Schritt. KI ergänzt das dort, wo Informationen in freier Form vorliegen, etwa in einer E-Mail, einem PDF oder einer Notiz. Ein Ablauf eignet sich besonders gut, wenn mehrere dieser Merkmale zutreffen:
- Häufigkeit: Der Ablauf kommt täglich oder wöchentlich vor, nicht nur zweimal im Jahr. Erst die Wiederholung macht die Zeitersparnis spürbar.
- Viel Lesen, wenig Entscheiden: Die meiste Zeit geht dafür drauf, Informationen zu finden, abzuschreiben oder einzuordnen, nicht dafür, sie abzuwägen.
- Erkennbares Muster: Erfahrene Mitarbeitende können erklären, wie sie vorgehen, auch wenn jeder Fall etwas anders aussieht.
- Prüfbares Ergebnis: Ein Mensch sieht in Sekunden, ob ein Vorschlag stimmt, etwa ob der Rechnungsbetrag zum Beleg passt oder eine Anfrage beim richtigen Team gelandet ist.
- Vorhandene Daten: Die nötigen Informationen liegen digital vor, im Postfach, in der Dateiablage, im ERP oder in der Buchhaltung.
- Überschaubare Folgen eines Fehlers: Ein falscher Vorschlag fällt bei der Prüfung auf und richtet keinen Schaden an, bevor ihn jemand sieht.
Typische Abläufe, die sich lohnen
In kleinen und mittleren Unternehmen tauchen immer wieder dieselben Kandidaten auf:
- Eingangsrechnungen und Belege: Rechnungen aus dem Postfach auslesen, mit Bestellung oder Lieferschein abgleichen und als Buchungsvorschlag an die Buchhaltung übergeben.
- Anfragen vorsortieren: E-Mails und Tickets nach Thema und Dringlichkeit einordnen und an die zuständige Stelle weiterleiten.
- Antwortentwürfe: Auf Basis früherer Antworten und deiner Wissensdatenbank einen Entwurf vorbereiten, den eine Kollegin oder ein Kollege prüft und abschickt.
- Angebote vorbereiten: Aus einer Kundenanfrage die passenden Artikel und Informationen aus dem ERP zusammenstellen.
- Interne Wissenssuche: Ein Assistent beantwortet Fragen aus Handbüchern, Richtlinien und Produktdaten und nennt die Quelle, damit jede Antwort nachprüfbar bleibt.
- Berichte und Zusammenfassungen: Daten aus mehreren Quellen regelmäßig bündeln, etwa eine wöchentliche Übersicht offener Vorgänge.
Ein Hinweis zu Rechnungen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt ab 2027 und 2028 (Überblick bei der IHK Magdeburg und der Handelskammer Hamburg). Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthält ihre Daten bereits maschinenlesbar, dafür braucht es keine KI. Ihre Stärke spielt sie bei allem aus, was weiterhin frei formuliert ankommt: PDF-Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen oder Rückfragen zu einer Rechnung.
Wo KI besser nicht allein entscheidet
Nicht jeder Ablauf, der sich automatisieren ließe, sollte auch vollständig automatisiert werden. Vorsicht ist geboten, wenn eine Entscheidung erhebliche Folgen für einzelne Menschen hat, etwa bei der Auswahl von Bewerbungen, bei Kreditentscheidungen oder bei Kündigungen. Die Datenschutz-Grundverordnung schützt Menschen in Artikel 22 davor, einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden. Ein Mensch, der Ergebnisse nur abnickt, reicht dabei nicht: Er muss die Entscheidung tatsächlich prüfen und ändern können (Einordnungen von Dr. Datenschutz und Rödl & Partner). Was das für einen konkreten Ablauf in deinem Betrieb bedeutet, klärst du verbindlich mit deinem Datenschutzbeauftragten oder deiner Rechtsberatung.
Weitere schlechte Kandidaten sind Abläufe, die selten vorkommen und jedes Mal anders aussehen, Abläufe, für die es keine verlässlichen Daten gibt, und Abläufe, die sich ohnehin bald ändern. Hier kostet die Einrichtung mehr Zeit, als die Automatisierung je einspart.
So findest du die Kandidaten in deinem Unternehmen
- Team fragen: Welche Aufgabe nervt am meisten, weil sie immer gleich abläuft? Die Antworten sind meist ehrlicher als jede Prozesslandkarte.
- Aufwand schätzen: Wie oft kommt der Ablauf vor und wie lange dauert er jeweils? Eine grobe Rechnung pro Woche genügt für den Vergleich.
- Daten und Systeme klären: Wo liegen die Informationen, wer darf sie sehen und wie sensibel sind sie? Davon hängt ab, ob ein Cloud-Dienst passt oder ein privates Modell nötig ist.
- Prüfschritt festlegen: An welcher Stelle sieht ein Mensch das Ergebnis und gibt es frei?
- Klein anfangen: Einen Ablauf auswählen, mit echten Beispielen aus dem Alltag testen und erst dann ausbauen.
Wer KI im Team einführt, sollte außerdem festhalten, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen. Wie das geht, zeigt unser Ratgeber KI-Nutzungsrichtlinie: Was gehört hinein?. Ob ein Cloud-Dienst reicht oder ein eigenes Sprachmodell sinnvoll ist, erklären wir in Private KI oder Cloud-KI?.
Die Anbindung entscheidet über den Nutzen
Ein KI-Assistent, der deine Daten nicht kennt, bleibt ein etwas besseres Suchfeld. Den eigentlichen Nutzen bringt eine Automatisierung erst, wenn sie Informationen aus deinen Systemen lesen und Ergebnisse dorthin zurückgeben kann: in die Buchhaltung, ins ERP, ins Ticketsystem oder in die Dateiablage. Plane diese Anbindung deshalb von Anfang an mit, statt am Ende Daten per Hand zwischen KI und Fachanwendung hin und her zu kopieren. Ebenso wichtig ist die Nachvollziehbarkeit: Protokollierte Abläufe und Antworten mit Quellenangabe zeigen jederzeit, was die KI getan hat und warum.
Wir helfen dir dabei
Mit KI-Assistenten & Automatisierung entwickeln wir Lösungen passend zu deinen Abläufen: Wir verstehen gemeinsam den Prozess, entwerfen, wo die KI arbeitet und wo ein Mensch freigibt, testen einen Prototyp mit echten Beispielen und binden die Lösung an deine Systeme an, etwa an Lexware Office. Wenn du erst herausfinden willst, wo KI in deinem Unternehmen am meisten bringt, starte mit unserer KI-Einführung & Beratung. Für vertrauliche Daten betreiben wir private Sprachmodelle in unseren 3 Rechenzentren an 2 Standorten in Gummersbach, mehr dazu unter KI-Hosting & Datensouveränität.
Welche Routine frisst in deinem Unternehmen am meisten Zeit? Schreib uns an support@baebeca.de, ruf uns unter 02261-81616-0 an oder nimm Kontakt mit uns auf – wir sagen dir ehrlich, ob und wie KI dabei helfen kann.